Panduan pemilihan Konsultan

PANDUAN
PEMILIHAN KONSULTAN



Sebagai bahan pertimbangan managemen tentang dasar dasar pandangan mengenai pemilihan Konsultan yang akan dilibatkan dalam pengembangan usaha maka dengan ini kami sampaikan sebagai berikut :


I. DASAR DASAR PEMILIHAN KONSULTAN

Menurut penjelasan dalam buku petunjuk tentang sertifikasi ISO 9000 bahwa dalam suatu proyek pengembangan usaha apabila akan menggunakan jasa Konsultan diperlukan beberapa pertimbangan sebagai berikut :

1. Konsultan yang diperlukan harus memiliki pengalaman yang kaya dan bervariasi sehingga dapat mengalihkan pengetahuannya secara tepat guna dan dapat memberikan rekomendasi yang tepat dalam proses pengembangan usaha perusahaan.

2. Kemandirian yang dimiliki Konsultan memungkinkannya secara leluasa memberikan umpan balik kepada manajemen secara objektif tanpa terpengaruh oleh (bila ada) pertarungan kelompok kelompok didalam perusahaan.

3. Konsultan jelas memiliki waktu yang cukup, berbeda dengan tenaga yang sudah ada di perusahaan itu sendiri meskipun ada yang memiliki keahlian dalam rencana pengembangan usaha namun karena desakan tugas tugas lain diperusahaan akhirnya tidak memliki waktu yang cukup.


II. YANG LEBIH DAHULU DIPASTIKAN

Apabila perusahaan telah merencanakan untuk menggunakan Jasa Konsultan maka perhatikanlah hal hal berikut ini :

1. Pastikan bahwa Konsultan yang dipilih mempunyai pengalaman yang sejalan dengan rencana pengembangan usaha dan bukan Konsultan yang mungkin lebih memusatkan dirinya pada program pengembangan jenis yang lain.

2. Selidiki kebenarannya apakah Konsultan tersebut benar benar telah berpengalaman dapat membantu perusahaan dalam pengembangan usaha yang sejenis seperti yang direncanakan oleh perusahaan sampai selesai tuntas, walau hal ini bukan merupakan patokan mutlak namun pengalaman menangani usaha sejenis akan memudahkan Konsultan tersebut memahami proses organisasi perusahaan.


3. Selidikilah reputasi Konsultan tersebut apakah mereka selalu menepati janji yang mereka berikan, mampu bekerjasama dan yang juga penting adalah memotivasi tim perusahaan.

Perusahaan dapat meminta informasi secara terus terang kepada calon Konsultan untuk memberikan identitas pelanggan pelanggan mereka.

4. Pastikan lebih dulu siapa yang akan diterjunkan sebagai Konsultan dalam proyek ini, hal ini penting karena orang itulah yang akan berkunjung dan menentukan keberhasilan, jadi bukan nama besar perusahaan Konsultan tersebut.

Mintalah waktu untuk bertemu calon Konsultan yang mereka ajukan tersebut dan boleh bebas menilainya.

Pertimbangkan apakah tim dari fihak Perusahaan dapat menerima dan bekerjasama dengan Konsultan.

5. Pastikan ketersediaan waktu dari Konsultan dihubungkan dengan kesibukannya menangani Perusahaan yang lain.

Umumnya Konsultan tidak akan datang setiap hari melainkan 3 4 hari selama sebulan, walaupun demikian kunjungan ini sulit dipenuhi bila satu orang Konsultan yang sama menangani banyak pelanggan.


III. JASA YANG DITAWARKAN KONSULTAN

Konsultan biasanya menawarkan jasanya kedalam 3 (tiga) bentuk program :

1. B r i e f i n g

Dalam 'Briefing' Konsultan akan memberikan penjelasan secara garis besar tentang pengembangan usaha yang direncanakan termasuk didalamnya latar belakang, standar yang harus dipedomani, penjelasan yang mendasar, dokumentasi, cara pelaksanaan dan rencana kerja.

Briefing dapat dibagi menjadi 2 (dua) kategori :

a. Katagori pertama adalah Briefing untuk tingkat manajemen yang bertujuan pemahaman kepada para Direksi dan Manager senior tentang prinsip dasar, manfaat dan konsekuensi serta filosofi yang terkandung di dalam tujuan yang dimaksud untuk memberikan jaminan keberhasilan suatu rencana pengembangan usaha dan menciptakan kepercayaan pelanggan. Briefing seperti ini biasanya berupa tanya jawab.


b. Kategori kedua adalah Briefing massal yang dapat diikuti karyawan inti perusahaan dan yang disampaikan sama dengan briefing kategori pertama tetapi cara penyampaiannya lebih teknis dan dilengkapi dengan contoh-¬contoh.

Tujuannya adalah agar para karyawan inti memiliki persepsi yang sama dan dapat membayangkan apa yang akan mereka hadapi setelah perusahaan menerapkan pengembangan usaha yang direncanakan. Briefing seperti ini juga berupa tanya jawab.

2. K o n s u l t a s i

Disini Konsultan berperan penuh untuk membimbing fihak perusahaan mulai dari awal sampai akhir pelaksanaan dengan maksud dan tujuan pengembangan usaha yang direncanakan.

Secara garis besar maka Konsultan akan membimbing dalam beberapa hal, antara lain :

a. Menentukan lingkup pelaksanaan kerja termasuk didalamnya membantu memutuskan apakah pelaksanaannya untuk seluruh proyek atau sebagian saja.

b. Membantu proses pembentukan tim pelaksana kerja termasuk memberikan saran tentang kualifikasi serta kriteria yang tepat tentang anggota tim. Konsultan juga dapat memberikan penjelasan tentang pembagian kerja para anggota tim.

c. Melatih anggota tim tentang sistem pelaporan manajemen.

d. Bersama tim pelaksana menyusun jadwal kerja dan pembagian tanggung¬jawab.

e. Membimbing tim dalam mengembangkan sistern kerja mulai dari prosedur yang harus ditulis, membagi tugas dan melakukan penyuntingan serta perbaikan.

f. Membantu penyusunan manual bersama manajemen perusahaan.

g. Membantu manajemen dalam menghadapi proses pelaksanaan kerja.

Perkataan 'mendampingi' ini berarti Konsultan tidak berhak melayani secara resmi dari pihak luar dan Konsultan adalah menyatu dengan manajemen.

h. Konsultan merupakan saluran alih teknologi pengetahuan dan pengalaman efektif selama proyek pembangunan dimulai dari perencanaan, rekayasa rancang bangun, pengawasan dalam pernbangunan sampai selesai ketahap operasi dan serah terima pekerjaan.

i. Konsultan lebih mengutamakan Professional Excellence (kepuasan dalam pengetrapan keahliannya) dan bukan Profit Excellence (keuntungan yang memuaskan) seperti halnya Kontraktor atau Supplier.

3. P e I a t i h a n

Dalam 'Pelatihan' Kosultan biasanya akan memberikan hal hal berikut :

a. Konsultan akan menerbitkan buku buku, bacaan dan pedoman yang sesuai dalam rencana pengembangan usaha.

b. Konsultan akan melatih tim fihak perusahaan untuk praktek lapangan dalam melaksanakan pengembangan usaha.

c. Konsultan melatih tim fihak perusahaan untuk memecahkan persoalan yang mungkin timbul.

Catatan :

Disamping Konsultan, masih diperlukan pelatihan oleh Instruktur dari mesin¬mesin khusus yang dibeli untuk kebutuhan proyek.


IV. BERAPA BlAYANYA

Bagaimana tentang biaya yang akan dibebankan oleh Konsultan ?

Jawabannya tentu bervariasi tergantung siapa Konsultan yang anda pilih.

Pada umumnya Konsultan tersebut akan membebankan biaya berdasarkan jumlah hari yang mereka gunakan untuk membantu perusahaan.

Selain hari kunjungan maka sebagian besar Konsultan juga akan membebankan biaya untuk waktu perjalanan dan waktu yang digunakan untuk administrasi atau pemeriksaan dan pembuatan laporan di kantor mereka sendiri serta biaya akomodasi dan transportasi.

Secara rata rata maka biaya Konsultan dapat berpedoman kepada tarif yang dikeluarkan oleh Bappenas sesuai dengan reputasi Konsultan tersebut.



V. KONSULTANSI YANG MEMBUAT ANDA MANDIRI

Sebagai catatan, harap diingat bahwa Konsultan yang baik adalah Konsultan yang dengan caranya membimbing dapat membuat fihak Perusahaan mandiri sehingga ketika ia menyelesaikan tugasnya maka fihak perusahaan sudah bisa berjalan sendiri (mandiri).

Sally Grant, seorang Konsultan Manajemen Independen, mendefinisikan bahwa suatu Konsultan yang baik itu adalah yang dapat memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Konsultan adalah seorang / badan tempat orang lain meminta saran, pedoman, keterangan atau informasi.

2. Konsultansi yang baik adalah yang dapat menciptakan hubungan saling percaya antara Konsultan dengan fihak Perusahaan sehingga kalau ada ketidak setujuan dan salah pengertian hal itu dapat dibuka, dibahas dan dipecahkan bersama.

3. Diantara tanggung jawab yang dipikul oleh Konsultan terhadap fihak Perusahaan adalah kerahasiaan.

Fihak Perusahaan berhak mengharapkan Konsultan tidak mendiskusikan proyek mereka dengan pihak lain, apakah dia seorang pesaing atau bukan, atau membicarakan gossip mengenai perusahaan, para karyawannya, nilai pengujian, posisi keuangan dan lain sebagainya.

4. Aspek lain kerahasiaan adalah penggunaan nama fihak Perusahaan untuk tujuan pemasaran.

5. Penjelasan sepihak dari Konsultan sendiri tentang reputasi masa lampau tidak dapat dijadikan dasar pertimbangan sepenuhnya tetapi perlu didengar sumber berita dari pihak lain walaupun berupa berita dari mulut ke mulut dan bukan dari iklan yang atraktip, barometer lain mengenai Konsultan yang baik dapat dilihat dari seringnya mendapat pesanan ulang dari fihak Perusahaan yang sama termasuk diantaranya bahwa Konsultan tersebut ditunjuk untuk melanjutkan / meneruskan pekerjaan dari Konsultan yang lain.

6. Pemilihan Konsultan yang sukses perlu dibandingkan antara pandangan dari Konsultan lain dan dengan pandangan sendiri walaupun masing masing akan terdapat perbedaan pandangan.

7. Konsultan yang baik tidak suka meniru pekerjaan dan tindakan Konsultan lain tetapi apabila ada kesamaannya hanya berupa referensi saja.


8. Konsultan yang diperlukan oleh perusahaan ialah mereka mudah dihubungi, mudah diminta kehadirannya untuk menyelesaikan permasalahan oleh karena itu perlu pertimbangan tersendiri apabila akan memilih Konsultan yang berdomisili di luar negeri.

9. Konsultan yang baik dapat menghasilkan temuan temuan dari diskusi, analisis dan keterangan / penjelasan yang kemudian akan mengarah kepada kesimpulan isu yang yang diidentifikasi dan memberikan rekomendasi.

Menyarankan apa yang sebaiknya harus dilakukan untuk menyelesai kan permasalahan.

10. Sistem pelaporan Konsultan yang baik dapat menjadi ukuran sukses atau gagalnya suatu proyek, mudah dipahami oleh fihak Perusahaan, diperkaya dengan ilustrasi, gambar gambar / diagram dan dalam pelaporan tidak menggunakan terlalu banyak kata kata teknis kecuali sesuai dengan permasalahannya serta tidak mengeluarkan terlalu banyak rincian yang akan mengaburkan penjelasan pokok.

11. Sebelum mengadakan atau menghadiri suatu rapat / pertemuan, Konsultan yang baik dapat mempersiapkan bahan bahan yang diperlukan karena hal ini amat menentukan tercapainya hasil yang diingini.

12. Konsultan yang baik mempunyai keberanian untuk mengatakan 'tidak' kepada fihak Perusahaan bila mereka menuntut suatu hal yang tidak dapat dipertanggung jawabkan ataupun meminta suatu makalah yang mendadak dan tidak realistik.


VI. HAMBATAN DALAM PELAKSANAAN KEGIATAN KONSULTAN

Pelaksanaan kegiatan Konsultansi dapat terganggu oleh beberapa hal seperti dibawah ini :

1. Fihak Perusahaan tidak mengikuti petunjuk yang diberikan oleh Konsultan.

2. Dari fihak Perusahaan terlalu mudah menerima masukan dari pihak ketiga yang tidak mempunyai tanggung jawab terhadap proyek yang sedang berjalan sehingga menjurus ke arah mencampuri urusan Konsultan dan fihak Perusahaan mengambil keputusan sendiri tanpa kesepakatan.

3. Fihak Perusahaan mengalami kesulitan pendanaan proyek dalam masa pembangunan.

4. Fihak Perusahaan tidak menepati isi kontrak dalam memenuhi pembayaran kepada Konsultan.
5. Fihak Perusahaan kurang tanggap dan lambat untuk mengambil suatu keputusan.

6. Konsultan kurang mapan dan tidak bijaksana untuk bertindak sebagai mediator antara fihak Perusahaan dengan Pelaksana / Kontraktor.

7. Komunikasi antara Konsultan, fihak Perusahaan den Pelaksana di lapangan tidak berjalan mulus karena perbedaan penguasaan bahasa pengantar.

8. Hubungan antara personil Konsultan, fihak Perusahaan dan Pelaksana tidak serasi karena tidak adanya keseimbangan antara kedinasan, kepribadian dan kepentingan perorangan.

9. Kualifikasi Konsultan yang ditugaskan kurang menguasai bidangnya.

10. Fasilitas Konsultan untuk melaksanakan tugasnya tidak mencukupi kebutuhan.

11. Kontraktor pelaksana pembangunan tidak menguasai keahliannya, lemah keuangannya dan kurang kemahirannya dalam melakukan manajemen proyek.

12. Kontraktor melakukan spekulasi yang kurang sehat sehingga memungkinkan kerugian dan tidak sempurnanya penyelesaian pekerjaan.

13. Gangguan pihak ketiga yang tidak bertanggung jawab yang dapat merugikan fihak Perusahaan atau Kontraktor.

14. Masalah perizinan yang dapat menghambat pelaksanaan proyek.